Você sabe o que é uma Nota Fiscal Avulsa? Também conhecido como NFA-e, esse documento é emitido para micro e pequenas empresas ou para microempreendedores individuais (MEI) que não emitem a tradicional Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). O tema é muito pouco explorado, de forma que muitas pessoas têm dúvidas sobre as suas particularidades.
Nesse artigo, procuramos esclarecer uma série de detalhes sobre a NFA-e. Quem pode emiti-la, quando ela pode ser emitida e quais características estão atreladas a ela é o que vamos esclarecer nesse texto. Assim, você poderá dominar todas as informações necessárias para fazer uso das NFA-e sem correr nenhum risco.
MEIs são obrigados a emitir NFA-e?
Não, não há nenhuma obrigatoriedade nesse sentido. Quando ocorre uma venda de um MEI para uma pessoa física não há obrigatoriedade de emissão de nota. Contudo, quando a transação é feita com uma pessoa jurídica, há duas opções: a emissão de uma nota ou o registro da operação como uma Nota Fiscal de entrada por parte da empresa.
Agora, se a empresa não tiver interesse em fazer essa operação, aí sim o MEI terá que recorrer a uma NFA-e. Nesse caso, essa alternativa é indicada apenas a quem tem a necessidade de emissão de notas fiscais esporádicas. O portal da Secretaria da Fazenda do seu estado é o melhor lugar para obter informações sobre como emitir a NFA-e se necessário.
Já para os profissionais autônomos, o melhor caminho é recorrer ao órgão responsável por isso em seu município.
Como emitir uma NFA-e?
Como já mencionamos, caso você precise emitir uma NFA-e será preciso recorrer ao portal da Secretaria da Fazenda do seu estado para obter mais informações. Isso significa que não há um procedimento padrão e que cada estado pode adotar regras próprias para a emissão do documento.
Nos estados em que é possível emitir a NFA-e será preciso fazer um requerimento online e, também, um cadastro no Sistema Autenticador e Transmissor de Cupom Fiscal (SAT). A regra não se aplica aos profissionais autônomos, que devem procurar o órgão da prefeitura responsável por isso, e não o do governo do estado.
Uma curiosidade: apesar de estarmos falando de uma Nota Fiscal eletrônica, a Nota Fiscal Avulsa é impressa em papel. Por conta disso, essa pode ser considerada uma desvantagem do modelo: a obrigatoriedade de se armazenar o documento em papel pelo período mínimo de cinco anos.
Registrando uma NFA-e no SPED
As empresas que entregam SPED e recebem NFA-e sempre têm dúvidas de como fazer o registro no sistema. E não é para menos: trata-se de uma exceção. Ela está devidamente registrada na Exceção 7: Escrituração de documentos emitidos por terceiros.
Isso significa que as NFA-e devem ser informadas como emissão de terceiros e o código de situação a ser usado no documento é o “08 – Documento Fiscal emitido com base em Regime Especial ou Norma Específica”. Note que, ainda assim, o sistema exibirá uma mensagem de advertência para esses documentos. Na dúvida, consulte o seu contador.
Alguns detalhes importantes sobre a NFA-e
Antes de você emitir uma NFA-e, é preciso ficar atento a alguns detalhes importantes:
- A NFA-e permite informar apenas 10 itens; caso sua venda seja de 11 produtos ou mais, será preciso fazer o registro em duas NFA-e.
- A numeração da NFA-e é sequencial e definida pela SEFAZ.
- A segunda via de uma NFA-e deve ser solicitada pelo emitente junto à SEFAZ.
- Não é possível fazer a correção de uma NFA-e. Em caso de erro, será preciso cancelar a nota e emitir uma nova. O processo pode levar até 7 dias úteis.
- As NFA-e devem ser armazenadas impressas por um período de cinco anos. O não armazenamento pode acarretar em multas, cujo valor pode ser de até R$ 1 mil por documento.